e-commerce-b2b

Błędy przy cyfryzacji firmy – czyli „kto to Panu tak s….komplikował”?

Bywają sytuacje, w których dążąca do szybkiego rozwoju firma wdraża wszystkie systemy, jakie tylko są możliwe. I nie byłoby by w tym nic złego, jeśli osoby odpowiedzialne za rozwój danego przedsiębiorstwa trzymałyby się pewnych zasad podczas cyfryzacji. Istnieje spore ryzyko zejścia na złą drogę, na końcu której znaleźć można spore rozczarowanie. Bo przecież miało być tak pięknie – wszystko miało sprawnie działać, sprzedaż miała rosnąć, a praca być łatwiejsza. Niestety – wyszło jak zwykle. Rozważmy zatem pewne przypadki, w których wdrożenie systemów i narzędzi, zamiast ułatwiać nam pracę – utrudniają.

Platforma zombie

Pierwszy przykładem niech będzie kupiona dobrych kilka lat temu i wdrożona w naszej firmie platforma B2B. Wśród różnych dostępnych rozwiązań wybraliśmy dedykowaną dla naszego biznesu, posiadającą każdą funkcjonalność, jaką sobie wymyśliliśmy i taką, za którą nie trzeba płacić abonamentu miesięcznego. Nie było to tanie rozwiązanie, ponieważ koszt był jednorazowy i dodatkowo musieliśmy stworzyć nową serwerownię dla naszej platformy, ale mamy ją na własność i nikt nam jej nie zabierze. W tym momencie nasuwa się pytanie – czym jest taka platforma? Jest niczym innym, jak technologią – która, jak dobrze wiemy na przykładzie sprzętu komputerowego, bardzo szybko się starzeje. Nie aktualizowana i pozostawiona bez opieki specjalistów po kilku latach nie dorównuje już pod żadnym kątem najnowszym trendom i rozwiązaniom technologicznym.

Pułapka najtańszego rozwiązania

Często przy wyborze danego rozwiązania kierujemy się wyłącznie jego ceną. Pomijając dylemat: “czy najtańszy znaczy najlepszy?”,  powinniśmy zastanowić się nad innym pytaniem – “czy najtańszy znaczy właśnie najtańszy?” Jeśli mówimy o kosztach wprost, to bez wątpienia tak jest, ale gdy zaczniemy korzystać z naszej platformy często okazuje się, że nie do końca. Procesy, które mogłyby być automatyczne wymagają nakładu pracy jednej lub więcej osób, które musimy zatrudnić do ich obsługi. Czasem okazuje się, że dodatkowe funkcjonalności, o których myśleliśmy wcześniej, że nie będą nam potrzebne, w miarę upływu czasu okazują się niezbędne. Zwiększa nam to oczywiście koszt naszej inwestycji. Poza tym bywa tak, że pewne funkcje nie są dostępne dla naszego systemu i szukamy innych, zewnętrznych rozwiązań. Ostatecznie nasza platforma staje się zlepkiem wszelkiego rodzaju większych lub mniejszych modułów, systemów i narzędzi, co bardzo komplikuje pracę.

Syzyfowa praca z produktami

Kolejną trudnością przy oferowaniu produktów w sieci jest ich sprawne zarządzanie. Można powiedzieć, że sposób prezentacji produktów w naszej ofercie często decyduje o jego zakupie nawet w sektorze B2B. Bywają sytuacje, w których produkty są opisane bardzo słabo lub wcale. Wtedy szanse zainteresowania i zakupu przez klientów, którzy nigdy nie u nas danego produktu nie kupili, znacznie spadają. Brakuje czasem dobrej jakości zdjęcia, opisu technicznego lub certyfikatu, lub karty charakterystyki. Produkty do oferty dodają często sami handlowcy, którzy z potrzeby chwili, braku czasu lub skomplikowanego procesu omijają kolejne pola do wypełnienia. Brak odpowiedniego narzędzia do zarządzania produktami, jakim bez wątpienia jest system klasy PIM, zmusza do poświęcania sporej ilości czasu i pracy na dokładne opisanie produktów. Często skomplikowany proces wpisywania kolejnych atrybutów i cech, których pola znajdują się na różnych zakładkach w systemie sprzedażowym ERP, wymaga od naszych pracowników sporej samodyscypliny, a czasem skutecznie zniechęca do dokładnego wykonywania tej czynności. Poza tym ciągle rosnąca baza produktowa prowadzona powoduje znaczne spowolnienie działania systemu, co często prowadzi do irytacji podczas codziennej pracy.

Integracja czy dezinformacja?

Istnieją również takie przypadki, w których mamy kilka różnych systemów w firmie (np. sprzedażowy, do analizy danych, platformę B2B). Jednak nie są one połączone ze sobą w sposób automatyczny, lub integracja jest niekompletna. Przykładowo: brakuje nam pełnej historii zakupowej widocznej na platformie sprzedażowej więc dane do analizy musimy eksportować z jednego systemu i importować do drugiego. Jednocześnie dokonujemy jakiejś edycji w niezastąpionym arkuszu kalkulacyjnym, a wyniki sprzedaży nie są powiązane z działaniami naszych pracowników. Prowadzi to do chaosu informacyjnego oraz utrudnia dokonanie nawet prostych analiz. „I jak tu żyć panie Premierze”?

Rozwiązanie multisystemowe

Znane jest nam powiedzenie, że jak coś jest do wszystkiego to… wiadomo do czego jest. Niestety nie wszyscy pamiętają o tym podczas implementacji nowego systemu. Istnieją producenci oprogramowania, którzy oprócz podstawowego systemu ERP oferują pozostałe systemy jak CRM, BI, platformę B2B, B2C itp. Bywa tak, że firmy decydują się na zakup kompleksowego, zdawałoby się rozwiązania, które będą w przyszłości wykorzystywać. Jednak nie pojawia się refleksja nad jakością pozostałych produktów. Najlepszy dla naszej firmy system ERP nie powinien świadczyć o tym, że pozostałe systemy tego producenta będą również dla nas najlepsze. Dobrą praktyką jest poszukiwanie systemów takich producentów, którzy są ekspertami w swojej dziedzinie. Dzisiejsze rozwiązania techniczne pozwalają na zdywersyfikowanie dostawców naszych systemów, a zaawansowane procesy integracyjne bez problemu pozwalają na stworzenia spójnego środowiska pracy naszej firmie.

Opisane przykłady niech będą impulsem do refleksji przy wyborze rozwiązania. Jeśli macie jakieś pytania lub nie jesteście pewni jak sprawnie przejść transformację cyfrową – zapraszamy do kontaktu z nami.

Zostaw komentarz

Twój email nie będzie opublikowany Obowiązkowe pola są oznaczone *

Dodaj komentarz *

Autor *

Email *

Strona internetowa

Porozmawiajmy o Twoim projekcie